Datenschutzerklärung

1. Wer ist verantwortlich?

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten in der Dorfapp ist:

Dreidörfer-Gemeinschaft Tripsrath e.V.
Annastrasse 11 52511 Geilenkirchen/Tripsrath
E-Mail: datenschutz@tripsrather.de

Vertreten durch den Vorstand: 1. Vorsitzende: Sabine Pelzer · 1. Kassierer: Wilfried Phlippen · 1. Schriftführer: Markus Hauchwitz.

Eine Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten besteht für den Verein nicht. Anfragen zum Datenschutz richtest du bitte an die oben genannte E-Mail-Adresse.

2. Worum es geht

Die Dorfapp ist die gemeinsame App der Dorfgemeinschaft: Neuigkeiten, ein Kalender, die Vereine im Dorf und die Vermietung des Bürgerhauses „Alte Schule“. Sie ist nur nach Anmeldung nutzbar.

Es gibt keine Werbung, kein Tracking, keine Analysedienste und keine eingebundenen Inhalte fremder Anbieter. Die Schrift ist in der App selbst hinterlegt; beim Aufruf wird keine Verbindung zu Google oder anderen Schriftanbietern aufgebaut.

3. Betrieb der App (Hosting)

Die App und ihre Datenbank laufen auf einem Server der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in einem Rechenzentrum innerhalb der Europäischen Union. Hetzner verarbeitet die Daten ausschließlich in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO).

Bei jedem Aufruf verarbeitet der Server technisch notwendig deine IP-Adresse, den Zeitpunkt und die aufgerufene Seite, um sie auszuliefern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionierenden Betrieb).

4. Cookies und Speicher im Browser

Die App setzt genau ein Cookie: das Sitzungscookie dorfapp_sitzung. Es enthält verschlüsselt nur die Kennung deines Kontos, damit du angemeldet bleibst, und läuft nach 30 Tagen ab oder wenn du dich abmeldest.

Außerdem merkt sich dein Browser lokal ein paar Einstellungen, die nie an uns übertragen werden: welche Neuigkeiten du eingeklappt hast, ob du das Angebot zur Installation als App abgelehnt hast, und für die Dauer einer Sitzung, dass der Startbildschirm schon gezeigt wurde. Damit die App auch ohne Netz startet, legt sie außerdem ihre eigenen Programmdateien im Browser ab (Service Worker).

Das alles ist für den Betrieb unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) und braucht deshalb keine gesonderte Einwilligung.

5. Konto und Registrierung

Für dein Konto speichern wir Name, E-Mail-Adresse und Passwort – das Passwort nur als nicht umkehrbarer Hashwert, niemand kann es lesen. Freiwillig kannst du ein Profilbild hinterlegen. Dazu kommen: wann du dich registriert und der Speicherung zugestimmt hast, wann deine E-Mail-Adresse bestätigt wurde, ob und von wem dein Konto freigeschaltet wurde, und welche Rollen es hat.

Nach der Registrierung schicken wir einen Bestätigungslink an deine Adresse. Ein neu registriertes Konto sieht nur die Startseite, bis es freigeschaltet wird. Deinen Namen und deine E-Mail-Adresse sehen dafür die Verwaltung und die Personen, die einen Verein im Dorf vertreten – also wer dort ein Amt hat oder die Mitgliederliste führt. Sie schalten neue Konten frei. Dein Konto mit einem Eintrag in einer Mitgliederliste verbinden kann dabei nur, wer diese Liste auch führt.

Legt die Verwaltung ein Konto für dich an, kann sie dir einen Link schicken, mit dem du dein Passwort selbst festlegst – ebenso, wenn du es vergessen hast. Der Link gilt sieben Tage und nur einmal; gespeichert wird davon nur ein Prüfwert, nicht der Link selbst. Mit dem Festlegen gilt deine E-Mail-Adresse als bestätigt.

Zum Schutz vor dem Durchprobieren von Passwörtern und vor massenhaften Registrierungen zählen wir fehlgeschlagene Anmeldungen und Registrierungen je IP-Adresse und sperren nach mehreren Versuchen kurzzeitig. Am Konto halten wir außerdem fest, wann du dich zuletzt angemeldet hast und wann zuletzt ein Anmeldeversuch mit deiner Adresse fehlschlug – beides sieht nur die Verwaltung, um Anmeldeprobleme aufklären zu können.

Innerhalb der App sehen andere Angemeldete deinen Namen und dein Profilbild dort, wo du auftauchst – etwa als Absender einer Neuigkeit oder als zuständige Person für einen Termin.

Jeder Name führt zu einer Profilseite. Was dort steht, bestimmst du selbst unter Profil → „Mein Profil“: Bild, Ämter, Vereine sowie Telefon und E-Mail lassen sich einzeln ein- und ausschalten, ebenso, ob dir andere über das Profil schreiben dürfen. Freiwillig kannst du unter „Über mich“ einen Text über dich und eine Webseite hinterlegen; beides sehen alle in der App, solange die Felder ausgefüllt sind. Lässt du sie leer, erscheint der Abschnitt nicht. Ausgefüllt wird das alles von dir und jederzeit änderbar – wir tragen dort nichts ein.

Rechtsgrundlage ist die Nutzung der App (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), die Schutzmaßnahmen stützen sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

6. Vermietung der Alten Schule

Wer das Bürgerhaus mietet, von dem speichern wir Name, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse, den Anlass und die Tage der Veranstaltung, Preise, Zahlungen und Kaution sowie die Angaben bei Übergabe und Rückgabe (einschließlich der Checkliste zur Raumrückgabe).

Verträge und Quittungen werden auf einem Tablet unterschrieben. Ist der Mieter bei der Reservierung nicht vor Ort, bekommt er den Mietvertrag per E-Mail mit einem persönlichen Link und unterschreibt auf seinem eigenen Gerät; der Link gilt nur einmal und höchstens bis zur Veranstaltung. Gespeichert werden in beiden Fällen das Bild der Unterschrift, Name, Zeitpunkt und die IP-Adresse des Geräts – als Nachweis, wann und wo unterschrieben wurde. Zu jedem Schritt entsteht ein PDF, das per E-Mail an den Mieter und die zuständige Person des Vermietungsteams geht. Die Kasse der Alten Schule bekommt den Mietvertrag, sobald die Reservierungsgebühr eingegangen ist, und alle PDFs einer Vermietung gesammelt, wenn sie abgeschlossen ist (bei einer Stornierung nur, wenn das Vermietungsteam das wählt). Welche Mail wann an wen ging, wird protokolliert.

Zu jedem der drei Schritte – Reservierung, Übergabe, Rückabwicklung – halten wir außerdem fest, wer vom Vermietungsteam vor Ort war und wer den Schritt wann in die App eingegeben hat. Beides kann eine andere Person sein, und im Streitfall soll sich klären lassen, wer was erfasst hat.

Diese Daten sehen nur das Vermietungsteam und die Verwaltung. Alle anderen sehen im Kalender nur, dass der Saal an einem Tag belegt ist – ohne Namen und Anlass.

Rechtsgrundlage ist der Mietvertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Buchungsbelege (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 AO).

Geht eine Reservierungsgebühr erst nach dem Unterschreiben ein, vermerkt die Kasse der Alten Schule oder das Vermietungsteam das in der App – mit dem Tag des Eingangs und dem Namen dessen, der es eingetragen hat. Den Kassenüberblick sehen nur die Kasse, das Vermietungsteam und die Verwaltung.

7. Vereine und ihre Mitglieder

Vereine im Dorf können ihre Mitglieder in der App führen. Dabei werden Name, auf Wunsch Geburtsdatum, Anschrift, Telefon und E-Mail, Ein- und Austrittsdatum, Mitgliedsnummer, ein Amt im Verein und eine Notiz gespeichert. Wer in mehreren Vereinen ist, wird nur einmal erfasst; eine Änderung der Anschrift gilt dann für alle diese Vereine.

Die Mitgliederliste eines Vereins sehen nur die Personen mit der Mitgliederpflege für diesen Verein und die Verwaltung – keine anderen Vereine, und ausdrücklich auch nicht jedes Vorstandsmitglied: Ein Amt allein gibt keinen Zugriff auf Anschriften und Geburtsdaten. Für alle Angemeldeten sichtbar sind nur der Vorstand mit Name und Amt und die Zahl der Mitglieder.

Wer die Mitgliederliste führen darf, bestimmen der 1. Vorsitzende des Vereins und die Verwaltung. Jede Vergabe wird mit Datum und mit dem Namen dessen gespeichert, der sie vorgenommen hat, und steht für den Verein einsehbar dabei.

Rechtsgrundlage ist die Mitgliedschaft im jeweiligen Verein (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

8. Neuigkeiten, Umfragen und Termine

Bei Neuigkeiten, Umfragen und Terminen speichern wir, wer sie eingetragen hat, bei Terminen ggf. auch, wer zuständig ist, und ggf. für welchen Verein. Sie sind für alle Angemeldeten sichtbar.

Im Namen eines Vereins schreiben und eintragen darf, wer ihn vertritt: wer dort ein Amt hat oder seine Mitgliederliste führt. Das schließt ein, einen bestehenden Beitrag des Vereins zu ändern, zu beenden oder zu löschen – auch einen, den jemand anderes geschrieben hat. So bleibt ein Beitrag beim Verein und nicht bei der Person, die gerade im Amt war.

Ein Verein kann einen Termin als nur für den Verein sichtbar eintragen. Dann sehen ihn nur die Leute dieses Vereins – also seine Mitglieder mit Konto und wer seine Mitgliederliste führt. Belegt so ein Termin die Alte Schule, erscheint er für alle anderen im Belegungsplan als „Vereinsinterner Termin“, ohne Titel, ohne Beschreibung und ohne die zuständige Person: Dass der Raum an dem Tag belegt ist, geht das ganze Dorf an, was dort stattfindet nicht.

Eine Ausnahme gilt für das Vermietungsteam: Es sieht jeden Termin, der die Alte Schule belegt, vollständig – auch einen als intern eingetragenen. Es entscheidet über die Vergabe des Saals und muss dafür wissen, worum es geht. Ein interner Termin, der den Raum frei lässt, bleibt auch für das Team verborgen.

Wenn du bei einer Umfrage abstimmst, speichern wir deine Stimme zusammen mit deinem Konto – nur so lässt sich doppeltes Abstimmen verhindern und deine Stimme später ändern. Angezeigt werden ausschließlich Summen: Niemand in der App, auch nicht wer die Umfrage angelegt hat, sieht, wer was gewählt hat. Mit dem Löschen der Umfrage oder deines Kontos werden deine Stimmen gelöscht.

Fragt ein Termin nach Zu- und Absagen, speichern wir deine Antwort: ob du kommst und mit wie vielen Personen. Wer zugesagt oder abgesagt hat, sehen alle, die den Termin sehen dürfen – man soll wissen, wer sonst kommt. Bittet ein Verein um Antwort, sehen die, die den Termin betreuen, außerdem, welche Mitglieder noch nicht geantwortet haben. Deine Antwort kannst du bis zum Termin ändern oder zurücknehmen; wird der Termin gelöscht, ist sie mit ihm weg.

Zu einem Termin kann es eine Helferliste geben. Trägst du dich ein, speichern wir das mit deinem Namen; Leute ohne App trägt der Organisator mit ihrem Namen ein. Wer sich wo eingetragen hat, sehen alle, die den Termin sehen dürfen – man soll wissen, mit wem man hilft. Die Liste verschwindet mit dem Termin.

8a. Nachrichten in der App

Über die App kannst du der Verwaltung, einzelnen Personen und seit Kurzem auch einem Verein schreiben. Gespeichert werden Betreff, Text, Zeitpunkt und wer geschrieben hat – so lange, bis eine der beteiligten Seiten das Gespräch löscht oder ein beteiligtes Konto verschwindet.

Wer mitliest, hängt am Empfänger: Eine Anfrage an die Verwaltung lesen alle mit Verwaltungsrechten. Ein persönliches Gespräch lesen nur die beiden Beteiligten – die Verwaltung nicht. Eine Nachricht an einen Verein liest, wer sein Postfach führt; das legt der Verein selbst fest (Verein → Bearbeiten), und ohne Festlegung ist es der 1. Vorsitzende. Wechselt das Amt oder die Festlegung, wechselt auch der Zugriff auf laufende Gespräche des Vereins.

8b. Anfrage für die Alte Schule (ohne Konto)

Wer den Saal mieten möchte, kann ohne Konto anfragen. Gespeichert werden dabei nur die Angaben aus dem Formular: Name, E-Mail-Adresse, freiwillig die Telefonnummer, der Anlass, die gewünschten Tage und deine Nachricht. Ein Konto entsteht dadurch nicht, und die Angaben werden für nichts anderes verwendet als für die Antwort auf diese Anfrage – und, wenn daraus eine Vermietung wird, für den Mietvertrag.

Kommt es zur Vermietung, übernimmt das Vermietungsteam Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anlass und die gewünschten Tage in den Mietvorgang (Abschnitt 6), statt sie ein zweites Mal abzutippen; die Anfrage bleibt mit der Vermietung verknüpft. Die Anschrift fragt das Formular nicht ab – sie kommt erst mit dem Vertrag dazu.

Über dem Formular steht ein Kalender, der zeigt, an welchen Tagen die Alte Schule schon belegt ist. Er zeigt nur „frei“ oder „belegt“ – keine Namen, keinen Anlass, keinen Verein. Die Anzeige ist unverbindlich; ob ein Tag wirklich frei ist, bestätigt das Vermietungsteam.

Die Anfrage landet im Postfach der Verwaltung und des Vermietungsteams; beide lesen sie. Umgekehrt gilt das nicht: Das Vermietungsteam sieht dort ausschließlich die Anfragen aus diesem Formular. Antworten schreiben Verwaltung und Team in der App, versendet wird die Antwort als E-Mail an die angegebene Adresse. Eine Bestätigung des Eingangs bekommst du sofort per E-Mail.

Zusätzlich speichern wir die IP-Adresse, von der das Formular abgeschickt wurde. Sie dient allein dazu, das Formular zu bremsen – fünf Anfragen je Stunde und Anschluss –, weil ein offenes Formular sonst von Programmen zugeschüttet wird. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse am Betrieb eines funktionierenden Formulars (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); die Bearbeitung der Anfrage selbst stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Gelöscht wird die Anfrage samt IP-Adresse, wenn die Verwaltung sie löscht – spätestens mit den Fristen unter Punkt 10.

8c. Kalender-Abo

Im Profil kannst du dir einen eigenen Link erzeugen, mit dem dein Handykalender die Termine und Belegungen abonniert. Dafür speichern wir zu deinem Konto eine zufällige Kennung, die in diesem Link steht. Eine Kalender-App meldet sich nicht an – wer den Link kennt, kann deinen Kalender deshalb lesen. Gib ihn nicht weiter; unter „Link erneuern“ wird der alte sofort ungültig, „Abo beenden“ löscht die Kennung.

Der Kalender zeigt nie mehr, als du im Belegungsplan der App siehst, und eher weniger: keine wartenden Termine, keine Geburtstage und bei Vermietungen weder Anschrift noch Telefon oder E-Mail. Wer zum Vermietungsteam gehört, sieht Mieter und Anlass, alle anderen nur „Alte Schule belegt“. Ist dein Konto gesperrt oder nicht mehr freigeschaltet, liefert der Link nichts mehr.

8d. Schlüsselbuch

Die Verwaltung führt ein Schlüsselbuch: wer aus dem Dorfverein welchen Schlüssel der Alten Schule hat. Gespeichert werden der Schlüssel, gegebenenfalls seine Nummer, dein Name (und dein Konto, falls du eins hast), wann er ausgegeben wurde, wann du den Erhalt bestätigt hast und wann er zurückgegeben wurde. Das Buch sehen nur die Verwaltung und du selbst deine eigenen Einträge. Der Verlauf bleibt nach der Rückgabe stehen – er ist der Nachweis, wer wann einen Schlüssel hatte.

8e. Protokoll der Verwaltung

Damit sich später nachvollziehen lässt, wer was geändert hat, schreibt die App bestimmte Handgriffe in ein Protokoll: wenn ein Konto angelegt, gesperrt, freigeschaltet, gelöscht oder in seinen Rollen geändert wird, wenn ein Verein angelegt oder stillgelegt wird, wenn jemand die Mitgliederpflege eines Vereins bekommt oder verliert, wenn ein Konto mit einer Person verknüpft wird und wenn die Einstellungen der App geändert werden. Gespeichert werden der Zeitpunkt, der Name der handelnden Person und ein Satz wie „Maria Schmidt gesperrt“ – also auch dein Name, wenn es um dein Konto geht. Passwörter und E-Mail-Adressen stehen nicht darin.

Das Protokoll sieht nur die Verwaltung. Jeder Eintrag wird nach einem Jahr gelöscht. Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse des Vereins, Änderungen an Zugängen und Rechten nachvollziehen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

9. E-Mail-Versand

E-Mails (Bestätigungslinks, Verträge und Quittungen, Hinweise an die Verwaltung) verschickt die App über das E-Mail-Postfach des Vereins. Dabei werden Empfängeradresse, Betreff und Inhalt an den Anbieter dieses Postfachs übermittelt.

9a. Benachrichtigungen und Push

Wer freischalten darf, kann im Profil wählen, ob und wie er über wartende Konten informiert wird: per E-Mail, per Push-Nachricht oder gar nicht. Die Wahl wird am Konto gespeichert.

Push ist freiwillig und muss auf jedem Gerät ausdrücklich eingeschaltet und im Browser erlaubt werden. Dann speichern wir für dieses Gerät eine Zustelladresse und zwei Schlüssel, die der Browser erzeugt. Zugestellt wird über den Push-Dienst des jeweiligen Browserherstellers (etwa Google, Apple oder Mozilla). Der Inhalt der Nachricht ist dabei verschlüsselt und nur für dein Gerät lesbar; der Push-Dienst sieht aber, dass eine Nachricht an dieses Gerät geht, und kann seinen Sitz außerhalb der Europäischen Union haben. Ausschalten lässt sich Push jederzeit im Profil; die Angaben zu diesem Gerät werden dann gelöscht.

Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die du durch das Einschalten gibst und jederzeit widerrufen kannst.

Was dich in der App erreicht, steht in deinem Posteingang. Du kannst Einträge dort jederzeit einzeln oder alle gelesenen auf einmal löschen; nach 90 Tagen räumt die App sie ohnehin weg.

Die App erinnert dich von selbst – am Vortag deines Helfereinsatzes, vor einer Übergabe, bei offener Kaution oder überfälliger Anzahlung, wenn du eine Vermietung betreust, und kurz vor Ablauf einer Antwortfrist, wenn du noch nicht geantwortet hast. Damit keine Erinnerung doppelt kommt, merkt sie sich, welche sie dir schon geschickt hat. Den Weg (E-Mail, Push, nur in der App) wählst du im Profil unter „Erinnerungen“.

10. Wie lange wir Daten speichern

• Konten bestehen, bis du um Löschung bittest. Konten, die mit Vorgängen verknüpft sind (etwa einem unterschriebenen Vertrag), werden gesperrt statt gelöscht, solange die Aufbewahrungspflicht besteht. Nie freigeschaltete Konten kann die Verwaltung jederzeit vollständig löschen.
• Vermietungen mit Verträgen, Quittungen und Unterschriften bewahren wir zehn Jahre nach Ende des Kalenderjahres der Vermietung auf (§ 147 AO).
• Mitgliederdaten bleiben für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert. Nach einem Austritt bleibt der Eintrag unter „Ausgetretene“ erhalten, bis der Verein ihn löscht. Steht eine Person in keinem Verein mehr, werden ihre Daten mit dem letzten Eintrag gelöscht.
• Das Protokoll der Verwaltung löscht jeden Eintrag nach einem Jahr.
• Fehlermeldungen des Servers (was schiefging, wo und wann – selten auch ein Name, wenn er in der Meldung steht) sieht nur die Verwaltung. Sie werden 90 Tage nach dem letzten Auftreten gelöscht.
• Das Sitzungscookie läuft nach 30 Tagen ab.

11. Deine Rechte

Du hast gegenüber dem Verein das Recht auf

• Auskunft über deine gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO), soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht,
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf einem berechtigten Interesse beruhen (Art. 21 DSGVO),
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zwei davon kannst du in der App selbst wahrnehmen: Unter Profil → Meine Daten ansehen steht alles, was über dich gespeichert ist; unter Profil → Konto löschen löschst du dein Konto samt Profil, Benachrichtigungen und abgegebenen Stimmen.

Zwei Grenzen dabei, offen gesagt: Hängt an deinem Konto ein Mietvertrag, ein Termin oder ein Beitrag, geht das Löschen nicht von selbst – solche Einträge müssen nachvollziehbar bleiben. Und stehst du in der Mitgliederliste eines Vereins, bleibt dieser Eintrag beim Verein; austragen lassen musst du dich dort. Name, Passwort und Profilbild änderst du ebenfalls unter Profil; für alles andere genügt eine formlose Nachricht an die oben genannte Adresse.

Außerdem kannst du dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel bei der für den Verein zuständigen Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.

12. Keine Weitergabe, keine automatisierten Entscheidungen

Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht an Dritte weiter, außer an die oben genannten Dienstleister für Betrieb und E-Mail-Versand. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der Europäischen Union findet nur statt, wenn du Push-Nachrichten einschaltest (siehe 9a). Es gibt keine automatisierten Entscheidungen und kein Profiling.