Datenschutzerklärung

1. Wer ist verantwortlich?

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten in der Dorfapp ist:

Dreidörfer-Gemeinschaft Tripsrath e.V.
[noch nicht eingetragen]
E-Mail: [noch nicht eingetragen]

Vertreten durch den Vorstand: 1. Vorsitzende: Sabine Pelzer · 1. Kassierer: Wilfried Phlippen · 1. Schriftführer: Markus Hauchwitz.

Eine Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten besteht für den Verein nicht. Anfragen zum Datenschutz richtest du bitte an die oben genannte E-Mail-Adresse.

2. Worum es geht

Die Dorfapp ist die gemeinsame App der Dorfgemeinschaft: Neuigkeiten, ein Kalender, die Vereine im Dorf und die Vermietung des Bürgerhauses „Alte Schule“. Sie ist nur nach Anmeldung nutzbar.

Es gibt keine Werbung, kein Tracking, keine Analysedienste und keine eingebundenen Inhalte fremder Anbieter. Die Schrift ist in der App selbst hinterlegt; beim Aufruf wird keine Verbindung zu Google oder anderen Schriftanbietern aufgebaut.

3. Betrieb der App (Hosting)

Die App und ihre Datenbank laufen auf einem Server der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in einem Rechenzentrum innerhalb der Europäischen Union. Hetzner verarbeitet die Daten ausschließlich in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO).

Bei jedem Aufruf verarbeitet der Server technisch notwendig deine IP-Adresse, den Zeitpunkt und die aufgerufene Seite, um sie auszuliefern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionierenden Betrieb).

4. Cookies und Speicher im Browser

Die App setzt genau ein Cookie: das Sitzungscookie dorfapp_sitzung. Es enthält verschlüsselt nur die Kennung deines Kontos, damit du angemeldet bleibst, und läuft nach 30 Tagen ab oder wenn du dich abmeldest.

Außerdem merkt sich dein Browser lokal ein paar Einstellungen, die nie an uns übertragen werden: welche Neuigkeiten du eingeklappt hast, ob du das Angebot zur Installation als App abgelehnt hast, und für die Dauer einer Sitzung, dass der Startbildschirm schon gezeigt wurde. Damit die App auch ohne Netz startet, legt sie außerdem ihre eigenen Programmdateien im Browser ab (Service Worker).

Das alles ist für den Betrieb unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) und braucht deshalb keine gesonderte Einwilligung.

5. Konto und Registrierung

Für dein Konto speichern wir Name, E-Mail-Adresse und Passwort – das Passwort nur als nicht umkehrbarer Hashwert, niemand kann es lesen. Freiwillig kannst du ein Profilbild hinterlegen. Dazu kommen: wann du dich registriert und der Speicherung zugestimmt hast, wann deine E-Mail-Adresse bestätigt wurde, ob und von wem dein Konto freigeschaltet wurde, und welche Rollen es hat.

Nach der Registrierung schicken wir einen Bestätigungslink an deine Adresse. Ein neu registriertes Konto sieht nur die Startseite, bis es freigeschaltet wird. Deinen Namen und deine E-Mail-Adresse sehen dafür die Verwaltung und die Personen, die einen Verein im Dorf pflegen – sie schalten neue Konten frei und können sie einem Vereinsmitglied zuordnen.

Zum Schutz vor dem Durchprobieren von Passwörtern und vor massenhaften Registrierungen zählen wir fehlgeschlagene Anmeldungen und Registrierungen je IP-Adresse und sperren nach mehreren Versuchen kurzzeitig.

Innerhalb der App sehen andere Angemeldete deinen Namen und dein Profilbild dort, wo du auftauchst – etwa als Absender einer Neuigkeit oder als zuständige Person für einen Termin.

Rechtsgrundlage ist die Nutzung der App (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), die Schutzmaßnahmen stützen sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

6. Vermietung der Alten Schule

Wer das Bürgerhaus mietet, von dem speichern wir Name, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse, den Anlass und die Tage der Veranstaltung, Preise, Zahlungen und Kaution sowie die Angaben bei Übergabe und Rückgabe (einschließlich der Checkliste zur Raumrückgabe).

Verträge und Quittungen werden auf einem Tablet unterschrieben. Gespeichert werden dabei das Bild der Unterschrift, Name, Zeitpunkt und die IP-Adresse des Geräts – als Nachweis, wann und wo unterschrieben wurde. Zu jedem Schritt entsteht ein PDF, das per E-Mail an den Mieter, die zuständige Person des Vermietungsteams und die Kassenwarte geht; welche Mail wann an wen ging, wird protokolliert.

Diese Daten sehen nur das Vermietungsteam und die Verwaltung. Alle anderen sehen im Kalender nur, dass der Saal an einem Tag belegt ist – ohne Namen und Anlass.

Rechtsgrundlage ist der Mietvertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Buchungsbelege (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 AO).

7. Vereine und ihre Mitglieder

Vereine im Dorf können ihre Mitglieder in der App führen. Dabei werden Name, auf Wunsch Geburtsdatum, Anschrift, Telefon und E-Mail, Ein- und Austrittsdatum, Mitgliedsnummer, ein Amt im Verein und eine Notiz gespeichert. Wer in mehreren Vereinen ist, wird nur einmal erfasst; eine Änderung der Anschrift gilt dann für alle diese Vereine.

Die Mitgliederliste eines Vereins sehen nur die Personen, die diesen Verein pflegen, und die Verwaltung – keine anderen Vereine. Für alle Angemeldeten sichtbar sind nur der Vorstand mit Name und Amt und die Zahl der Mitglieder.

Rechtsgrundlage ist die Mitgliedschaft im jeweiligen Verein (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

8. Neuigkeiten und Termine

Bei Neuigkeiten und Terminen speichern wir, wer sie eingetragen hat bzw. wer zuständig ist. Neuigkeiten und Termine sind für alle Angemeldeten sichtbar.

9. E-Mail-Versand

E-Mails (Bestätigungslinks, Verträge und Quittungen, Hinweise an die Verwaltung) verschickt die App über das E-Mail-Postfach des Vereins. Dabei werden Empfängeradresse, Betreff und Inhalt an den Anbieter dieses Postfachs übermittelt.

10. Wie lange wir Daten speichern

• Konten bestehen, bis du um Löschung bittest. Konten, die mit Vorgängen verknüpft sind (etwa einem unterschriebenen Vertrag), werden gesperrt statt gelöscht, solange die Aufbewahrungspflicht besteht. Nie freigeschaltete Konten kann die Verwaltung jederzeit vollständig löschen.
• Vermietungen mit Verträgen, Quittungen und Unterschriften bewahren wir zehn Jahre nach Ende des Kalenderjahres der Vermietung auf (§ 147 AO).
• Mitgliederdaten bleiben für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert. Nach einem Austritt bleibt der Eintrag unter „Ausgetretene“ erhalten, bis der Verein ihn löscht. Steht eine Person in keinem Verein mehr, werden ihre Daten mit dem letzten Eintrag gelöscht.
• Das Sitzungscookie läuft nach 30 Tagen ab.

11. Deine Rechte

Du hast gegenüber dem Verein das Recht auf

• Auskunft über deine gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO), soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht,
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf einem berechtigten Interesse beruhen (Art. 21 DSGVO),
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Name, Passwort und Profilbild kannst du in der App unter Profil selbst ändern. Für alles andere genügt eine formlose Nachricht an die oben genannte Adresse.

Außerdem kannst du dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel bei der für den Verein zuständigen Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.

12. Keine Weitergabe, keine automatisierten Entscheidungen

Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht an Dritte weiter, außer an die oben genannten Dienstleister für Betrieb und E-Mail-Versand. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der Europäischen Union findet nicht statt. Es gibt keine automatisierten Entscheidungen und kein Profiling.